WordPress-sähköpostin perillemenon varmistaminen

Sivustosta riippuen WordPress voi lähettää paljonkin sähköpostia ulkomaailmaan. Viestit voivat olla esimerkiksi uutiskirjeitä, lomakkeista lähteviä yhteydenottopyyntöjä, verkkokaupan tilausvahvistuksia tai salasanan uusimisviestejä. Tämänkaltaiset viestit ovat perustoimintoja monelle sivustolle. Siksi sähköpostin kulkemisen turvaaminen on tärkeä osa hyvin toimivaa sivustoa.

Seravon WP-palvelussa WordPressin sähköpostiympäristö on asiakkaan puolesta valmiiksi rakennettu siten, että WordPressin sähköpostiviestit lähtevät oikeaoppisella tavalla. Tämä puolestaan takaa parhaan todennäköisyyden sille, että WordPressin sähköpostit tulevat perille. WP-palvelun sähköpostipalvelu toimii suoraan automaattisesti PHP mail() -funktiota kutsumalla, eikä asiakkaan tarvitse tehdä mitään erityistä.

Kaikki ulos lähtevä sähköposti menee sähköpostin perille toimittamiseen erikoistuneen palvelun kautta (Seravolla on tällä hetkellä käytössä SendGrid). Samalla seurataan myös ulos lähtevien sähköpostien määrää ja perillemenoa isompien häiriöiden havaitsemiseksi. Seravon ylläpitämiin verkkotunnuksiin lisätään SendGridin tarvitsemat, roskapostisuodatukseen vaikuttavat SPF- ja DKIM-tietueet, mutta mikäli ylläpidät verkkotunnusta itse, voidaan nimipalveluissa (DNS:ssä) määrittää SPF- ja DKIM-tietueet noudattamalla WP-palvelun ohjeita.

Sähköpostin perillemeno-ongelmien tutkiminen

Sähköpostin maailmanlaajuisen luonteen takia satunnaiset ongelmat sähköpostin kulussa ovat melko yleisiä. Vastaanottajien sähköpostilaatikko voi olla täynnä, osoite vanhentunut tai – mikä lienee yleisintä – vastaanottajan roskapostisuodatin pitää virheellisesti täysin asiallista WordPressin lähettämää viestiä roskapostina. Tämä voi johtua siitä, että viestin sisältö näyttää roskapostilta (siitä löytyy esimerkiksi paljon HTML-koodimuotoiluja, linkkejä tai epäilyttäviä sanoja), tai että käytetyt lähetysosoitteet ja lähetysasetukset ovat väärät.

Seravon WP-palvelussa tällaisten asioiden tutkiminen on tehty helpoksi. Ensimmäisenä kannattaa tarkistaa itse lokitiedostoista /data/log/php-mail.log ja /data/log/mail.log miten WordPress-sivusto lähettää sähköposteja. Jos lokitiedostossa ei ole merkintää, silloin vika on todennäköisesti PHP-koodissa, teemassa tai lisäosassa, eikä sähköpostia ole lainkaan lähetetty. Mikäli sähköposti taas on todistetusti lähtenyt, on vika sähköpostin perillemenossa.

Sähköpostin perillemenon testaamiseksi WP-palvelussa on saatavilla komentorivityökalu wp-mail-test. Sen voi ajaa antamalla sille parametriksi vastaanottajan osoitteen, sekä valinnaisena lisäparametrina osoite, jota halutaan käyttää näkyvänä lähetysosoitteena (ns. From-kenttä).

$ wp-mail-test demo@esimerkki.fi
Sending test mail from test@asiakas.fi to demo@esimerkki.fi...
Test email sent!
Waiting for 5 seconds before checking the logs...

--> /data/log/php-mail.log<br>[01-Dec-2017 10:35:47 Europe/Helsinki] mail() on [/usr/local/bin/wp-mail-test:40]: To: demo@esimerkki.fi -- Headers: From: test@asiakas.fi Reply-To: test@asiakas.fi X-Mailer: PHP/7.0.25-1+ubuntu14.04.1+deb.sury.org+1
--> /data/log/mail.log<br>Dec 01 10:35:47 host=172.17.42.1 tls=off auth=off from=no-reply@seravo.fi recipients=demo@esimerkki.fi mailsize=285 smtpstatus=250 smtpmsg='250 2.0.0 Ok: queued as D146D41E67' exitcode=EX_OK

Viestit on mahdollista lähettää eri osoitteisiin, ja tällä tavoin kartoittaa mihin osoitteeseen viestit tulevat perille, ja mihin taas eivät. Mikäli viesti tulee perille yhteen sähköpostilaatikkoon, mutta ei toiseen, voidaan poissulkea se mahdollisuus, että sähköposti ei kulje lainkaan. Tällöin on parasta keskittyä oman sähköpostipalvelun ylläpitäjän kanssa tutkimaan, miksi juuri kyseinen sähköpostipalvelu ei ota viestiä vastaan, ja välitä sitä perille asti.

Suosittelemme lisäksi tutustumaan palveluun Mail-tester.com. Palveluun voi lähettää testiposteja, jonka jälkeen se antaa raportin siitä, kuinka roskapostilta viesti ”näyttää”. Raportin avulla on helppo paneutua tekemään sähköpostista vähemmän roskapostimaista.

Mikäli Seravon tarjoamat lokit eivät ole riittäviä, tai sivustolla on jotain erityistarpeita sen osalta miten sähköpostin välitys eteenpäin halutaan toteuttaa, on vaihtoehtona aina oman SMTP-palvelun käyttäminen.

SendGrid

Seravon lähtevä posti käyttää SendGrid-palvelua, jossa Seravolla on tällä hetkellä käytössä dedikoidut lähettävät IP-osoitteet 168.245.98.128 ja 168.245.18.183.

Ongelmien selvitys Office 365 -palvelussa

Kun edellisten kappaleiden ohjeiden mukaisesti on todennettu sähköpostin lähtevän sivustolta ja palvelimelta ulos oikein, mutta viestiä ei silti kuulu vastaanottavaan sähköpostilaatikkoon, täytyy ongelmaa lähteä selvittämään sähköpostin palveluntarjoajan kanssa.

Yhteydenotto palveluntarjoajaan

Ensiarvoisen tärkeää on ottaa yhteyttä O365-palveluntarjoajaan, joka antaa ohjeita miten lähteä selvittämään ongelmia sähköpostin kulkemisessa. Palveluntarjoaja voi olla yritys minkä kautta O365 on hankittu, tai suoraan Microsoftin oma tukipalvelu. Ongelmatilanteiden selvittämistä varten täytyy olla pääsy O365-järjeselmänvalvojan tiliin, sillä tunnistautuminen ja muutosten tekeminen vaatii nämä oikeudet. Microsoftin yritystuen tavoittaa heidän tukisivujensa kautta.

Saapuvan sähköpostin merkitseminen ei-roskapostiksi

O365:ssa on käytettävissä useampi tapa, joilla järjestelmänvalvoja voi vaikuttaa siihen, että saapuvat sähköpostit eivät mene suoraan roskapostiin. Lisätietoa esimerkiksi tiettyjen IP-osoitteiden sallimisesta ja roskapostifilttereiden muokkaamisesta löytyy esimerkiksi näistä kahdesta tukiartikkelista.

Mikäli kaikesta huolimatta viestit menevät suoraan roskapostiin käytettäessä Office 365 palvelua, voidaan viestit lähettää analysoitavaksi Microsoftin roskaposteja tutkivalle tiimille. Näin lähetät viestit arvioitaviksi Microsoftille.
Mikäli käytössä on ulkoinen SMTP-palvelu, voidaan kyseisen palvelun IP-osoitteet tarvittaessa poistaa O365:n roskapostilistoilta Microsoftin lomakkeen avulla.

Seravon lähtevä posti käyttää SendGrid-palvelua, jossa Seravolla on tällä hetkellä käytössä dedikoidut lähettävät IP-osoitteet 168.245.98.128 ja 168.245.18.183.